Comptes virtuels : quels avantages pour les entreprises ?

Rédaction Analyses Experts : Quelles sont les dernières évolutions en matière de « Cash Management » ?

 Jean Dupont : Je voudrais vous parler ce jour des comptes bancaires virtuels. L’origine de cette technique remonte aux années 90 en Europe Centrale et Orientale. Les banques y ont commercialisé des numéros de comptes virtuels ; le faible recours au prélèvement automatique poussait alors les entreprises à vouloir gagner en productivité pour effectuer leurs rapprochements bancaires clients.

Rédaction Analyses Experts : Détaillez-nous leur fonctionnement.

Jean Dupont : le processus actualisé de cette technique est le suivant :

  1. Votre banque dédie à votre entreprise une série de numéros de comptes virtuels de structure IBAN.
  2. À chacun de vos clients vous attribuez un numéro de la série et le renseignez sur vos factures.
  3. Vos clients (dans et hors zone SEPA, en euro ou en devise tierce) effectuent des virements domestiques vers le compte virtuel ouvert à leur intention.
  4. À réception, votre banquier identifie les virements entrants via les différents numéros de comptes virtuels et les dévie vers votre compte principal réel (en incluant dans le reporting de l’opération le compte sur lequel le virement entrant a été ordonné).
  5. Sur base du numéro de compte virtuel « rapporté », votre système de gestion comptable réconcilie automatiquement les encaissements.

Mais aujourd’hui, l’harmonisation technique (langage XML) et juridique des virements et des prélèvements de 34 pays européens induite par le SEPA et l’ouverture concomitante du réseau Swift aux entreprises permettent à cette technique d’offrir une palette de fonctionnalités nouvelles via la création de comptes bancaires virtuels.

Avec cette solution, les entreprises peuvent concevoir des architectures de comptes fantômes complexes face à un seul compte physique réel. Par exemples, ouvrir des comptes virtuels par unité d’affaires, par client, adjoindre (ou supprimer) une nouvelle entité au périmètre, gérer les intercos, l’endettement interne…L’objectif : effectuer des paiements comme des encaissements à partir d’un lieu unique de la zone SEPA, pour compte propre ou pour le compte de (Payments/Collection On Behalf Of, POBO/COBO).

La trésorerie centrale se transforme ainsi en une véritable banque interne.

En résumé, que ce soit pour vos encaissements ou vos paiements, vous ségréguez vos avoirs tout en les concentrant sur un compte unique.

Rédaction Analyses Experts : Quels avantages présentent la mise en place de ces comptes virtuels ?

 Jean Dupont : J’en dénombre trois principaux :

  1. En tant que « sous comptes » administratifs d’un compte principal physique, ils en offrent les mêmes avantages, avec un coût d’ouverture et de gestion fortement réduit. La possibilité d’ouvrir, fermer, ou modifier autant de comptes virtuels que nécessaire et d’organiser les hiérarchies de comptes à votre convenance vous procure un véritable self-service bancaire.
  2. Ils peuvent aider votre entreprise à ramener le nombre de comptes bancaires physiques à l’étiage (en théorie, un seul). En absence de mouvement de fonds entre le compte principal et les comptes virtuels, vous évitez la complexité d’un cash pooling international classique. En conséquence vous allégez la tâche qu’y consacrent les équipes dédiées et vous supprimez le besoin de produits de gestion de trésorerie parfois coûteux.
  3. La ségrégation opérée permet d’automatiser et raccourcir le processus de réconciliation des flux entrants Sepa ou hors zone Sepa. Le besoin en fond de roulement devient plus prévisible, le contrôle du risque crédit s’en voit donc amélioré. 

Rédaction Analyses Experts : À quels types d’entreprises cette technique est-elle dédiée ?

 Jean Dupont : Toute entreprise éprouvant le besoin de ségréguer ses avoirs sans les isoler physiquement est concernée.

Illustrons le propos : une PME peut vouloir ouvrir des comptes fantômes par unité commerciale ou par ligne de produits, etc… ; une copropriété possédant des dépôts préfèrera substituer à l’agrégation de fonds dans un compte client mutualisé, des comptes virtuels. Ces derniers peuvent être ouverts presque instantanément après l’arrivée de nouveaux locataires ou propriétaires, puis fermés à nouveau lorsqu’ils ne sont plus utilisés.

Ceci dit, les avantages de cette technique sont maximisés pour les entreprises qui possèdent une structure de comptes bancaires décentralisée répartie dans de nombreux pays ce qui induit des trappes à liquidité.

Rédaction Analyses Experts : Qu’elle est la durée d’un projet de mise en place ?

Jean Dupont : Un tel projet nécessite d’abord des investissements informatiques (paramétrage des systèmes de gestion de type ERP ou logiciels de trésorerie). Ensuite, votre entreprise devra communiquer à chacun de ses clients le numéro de compte virtuel qui lui est dédié. En raison du moindre contrôle sur la façon dont le client paye (moyen de paiement utilisé, mise à jour de ses bases de données), je préconise de débuter ce projet par le côté paiements « POBO ». Cela permet d’atteindre rapidement un premier objectif : dans chaque pays, on laisse ouverts les comptes de résident des filiales tenus dans les devises locales considérées comme non stratégiques pour le groupe, ceci afin d’honorer les paiements locaux (impôts, salaires…).

Dans un deuxième temps, on centralise les encaissements « COBO » libellés dans les devises considérées comme stratégiques.

En résumé, tout dépend de la portée, de la complexité, des objectifs, des exigences d’intégration et surtout des ressources que vous y allouerez. Un délai de deux à six mois paraît habituel.

Rédaction Analyses Experts : Quels sont les limites de cette technique ?

Jean Dupont : J’en dénombre quatre :

  1. La compétence de votre banquier est primordiale en la matière. Mais tous ne possèdent pas la technicité requise pour vous suivre.
  2. La réduction drastique du nombre de banquiers induite par la méthode accroît votre dépendance à celui qui devient votre partenaire.
  3. Il reste des sensibilités régionales qui rendent difficiles de stipuler des exigences en matière de moyen de paiement. Des particularismes persistent en Italie (SEDA) et au Portugal dans la gestion des mandats de prélèvement. Au Portugal par exemple, les consommateurs peuvent confirmer le mandat Sepa Direct Debit (SDD) à travers le pays Réseau ATM ; il s’agit d’une solution pratique pour le SDD domestique, mais que ne prend pas en charge le SDD transfrontalier.

4.      Dans certains pays, le paiement à partir de comptes virtuels « POBO » est interdit principalement pour des raisons fiscales.

Rédaction Analyses Experts : Là où elle est possible, cette solution ne constitue-t-elle pas la forme la plus aboutie de cash pooling ?

Jean Dupont : Tout à fait, elle constitue une structure alternative de gestion de la liquidité conceptuellement à mi-chemin entre la concentration via le transfert physique de fonds et la mise en commun notionnelle. Son architecture flexible, personnalisable à l’infinie, son coût de mise en œuvre et de fonctionnement réduit ainsi que la meilleure productivité des services comptables et de trésorerie qu’elle induit offrent aux PME une solution sophistiquée accessible, et aux multinationales une amélioration de l’efficacité de leur cash pooling.

Jean DUPONT
Consultant en trésorerie d’entreprise
Intervenant EFE sur les formations  « Établir des prévisions et gérer la trésorerie sur tableur » des 12-13 mars 2018, « Maîtriser les bases de la gestion de trésorerie » des 4-5-6 avril 2018, « Cash management » des 15-16 mai 2018 à Paris

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